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働き方 改革

3月8日

みなさん

 

こんにちは

時が過ぎるのは早くもう3月。年度末です。

新入社員の方々は、緊張の月。

入社数年目、ベテランの方々は、後輩も増える状況に引き続き気を締め直す月。

役員レベルの方々は、組織や社内管理システムなどの改革に関心を抱き続けている月、ではなく年中ですね。

 

前回のブログ内容にも記載されている通り、

(株)eBook Cloudとの業務提携強化、

中部地域の総代理店、

弊社代表取締役:大橋の(株)eBook Cloudの取締役兼中部支社長となることにより、

弊社では人員も増やし、より一層、組織構造の強化や従業員の働き方の改革、モチベーションの上昇を図っている状況です。

 

従業員の仕事内容やモチベーションは働きやすい環境にも左右されます。

オフィスや取り巻く上司や、プライベート(色恋沙汰、家庭事情)、給料やいろいろな要素はあると思います。

オフィス一つとっても、デザインなどの見た目や機能、雰囲気のような感覚的な要素があります。

 

今回ご紹介するのは三井デザインテック(株)の「オフィス改革」 ⇒ 『働き方改革』

自社製品をアピールするショールームを持つ会社は少なくありません。

最近は、商品やサービスを自社のオフィスで使っているシーンごとアピールする「ライブオフィス」を導入する企業も増えてきました。

 

ヤフーの社員食堂やコロプラの新オフィスなどのインテリア設計を手掛ける三井デザインテックにとっても、

オフィス空間そのものだけでなく従業員の働き方まで提案できるライブオフィス化は絶好の機会。

「社員の相互理解」をゴールとし社員一人ひとりにあった働き方を実現できるオフィス空間の模索。

 

オフィス移転や組織替えなどで、社内レイアウトが変更されることはよくあること。

近年では、これを機に働き方改革につなげる動きも増えている様子です。

事業を成長させるためにワークスタイルを変える。

そのために三井デザインテックのスペースデザイン事業部では「オフィス」という概念を変えることからスタートです。

The PALETTE

最初のステップとして事業部長以下、ほぼ全スタッフのフリーアドレス化に着手。

本社全階にWi-Fiを導入し、ほぼすべてのスタッフの貸与端末をノートPCにリプレイス。

どこでも働けるワークスタイルの基本とした。

また、スペースデザイン事業部内の会議ではiPadを活用したペーパーレス化に取り組み、

電子受発注システムの導入も進めた。

 

一方で、全社的な取り組みとなる決裁・文書管理システムの導入、

オフィス間のICT環境の整備、外部協力会社との環境整備などはアイデアとして出されたが、

予算化や調整が難しく今後の課題として継続案件となった。

 

フリーアドレス化するとどこでも働けるようになる半面、なくなるものも。

例えば、自分のデスク、引き出し。

「個人の座席がなくなると、手元に資料を置いておけなくなる」ということに抵抗感も。

「でも、実際にはよほどのことがない限りデータ化できる。むしろ、情報が古くなって使えない書類を大量に持ち続けていたことに気付く。

それなりの賃料を払っているオフィス。無駄な資料で貴重なスペースを潰してしまうのは本末転倒」

 

ストックの割り当ては1人あたり1ファイルメーター(キャビネット1段、横幅950センチ)に制限された。

私物もノートPCを充電するためのコンセントを内蔵した個人ロッカー1つに納めなければならない。

もちろん、書類によっては一定年数の保存義務があるものもある。

それらは手元にデータだけを残し、原本は賃料の安い外部の倉庫で保管している。

また、デザイン事務所ゆえに資料や図面、模型などがなくなることはない。

そこでプロジェクトごとに専用のキャビネットを用意。

ただし、プロジェクト名の横には終了期限も明示され、それを過ぎても放置されているものは1週間程度で強制的に廃棄されてしまう。

The PALETTE

以前のオーソドックスな島型レイアウトは、上司と部下の関係も事業部制にひもづく伝統的なもの。

縦割り組織にも良いところはありますが、ビジョンの共有に欠ける、スピーディさがない、連携が悪いといったデメリットが大きいようです。

職位によって目的意識が違ってしまい、結果としてお客さんのためにならない。

The PALETTE

部門のメンバーが全員おさまれるサイズの円形劇場のようなミーティングスペース「FUTURE MAPPING」や、

部門を超えたメンバーが気楽に会議を行える大テーブルを配置。

立ち話のように打ち合わせができるハイカウンター、柱の周りに張った自由に書き込めるガラスボードなど会議のカタチも多様化させている。

The PALETTE

打ち合わせができる場所はわざと閉ざしていない。

例えば、FUTURE MAPPINGで何かプレゼンテーションをしていて人が集まっていれば、

自然と気になって目がいってしまうように設計。

なるべく情報が漏れ聞こえてくるようにすることで、『隣の人が何をしているのか』が分かる空間を目指す。

普段から『この人はどんな仕事をする人』ということが分かっていないと部門を超えた仕事に参加しにくいとのこと。

 

ただし、顧客情報など秘匿すべき情報を交換する場合は、別フロアにある既存の会議室を使ったり、

クワイエットエリアの奥に設けた特別な個室を使う。

The PALETTE

コミュニケーションの取りやすさについて聞いた社内アンケートでは、

異なる部門の上司に対しては約77%が、異なる部門の同僚に対しては約87%が、

異なる部門の部下や後輩に対しては約73%が「以前よりもやりやすくなった」という結果となっています。

The PALETTE

「とはいえ、オフィス空間が騒がしいかといえばそうでもない。

やってみて分かったのは、むしろこういう空間だから、お互いに適度な音量で話すようになる。

私語がうるさくなる理由は、いつも同じメンバーと同じ場所に固定されていたからかもしれません。」との意見も多い。

 

もしやってみてダメだったことは柔軟に改善してみればよい。

働きやすくするための取り組みで、働きづらくしてしまうのはナンセンスなのだから。

今後も新しい働きやすいさを求めて、このオフィスは進化し続けていくことだろう。

 

売上に直結する内容ではありません。

弊社の提供する電子カタログクラウドサービス、「イーブッククラウド」や「カタログクラウド」同様、

そんなことは余裕のある企業がすることだと思われる方は非常に多い事でしょう。

しかし、では何故そんなことを大手企業がするのでしょうか。

 

大手企業がそんなに重要でない事に手を出すでしょうか…

 

弊社もオシャレで機能的で素敵なオフィスにできるよう、

2015年も頑張っていこうとやる気を燃えたぎらせるのでした。